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Anforderungen an die Kassenbuchführung

Torsten Weismann

Heute zur Abwechslung ein Thema für Unternehmer. Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung ist in letzter Zeit verstärkt in den Fokus der Finanzämter gerückt, insbesondere im Bereich der sog. bargeldintensiven Unternehmen, worunter u.a. die Gastronomie, Friseure, Tankstellen, Lottoannahmestellen, Einzelhändler, Taxiunternehmen und Automatenaufsteller fallen, werden intensive Prüfungen der Kassenaufzeichnungen vorgenommen. Die Betriebsprüfer werden anhand gängiger Kassenmodelle geschult, Manipulationsmöglichkeiten werden aufgezeigt. Stellt der Prüfer in diesem Bereich (grobe) Mängel fest, so kann es zu nicht unerheblichen Zuschätzungen kommen. Da die Kassenbuchführung für die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung, gerade im Bereich der bargeldintensiven Betriebe, von großer Bedeutung ist, kann diese angezweifelt werden. Der Prüfer kann Zuschätzungen vornehmen und die Beweislast, dass diese Schätzungen zu hoch sind, liegt beim Inhaber des Unternehmens. Dies zu beweisen dürfte aufgrund der mangelhaften Buchführung aber schwer fallen, was einige negative Urteile des Bundesfinanzhofs sowie verschiedener Finanzgericht belegen.

Aus diesem Grund sollten insbesondere die Unternehmen der Bargeldbranche entsprechend vorbereitet sein und Sorge dafür tragen, dass die Kassenaufzeichnungen einer Prüfung standhalten. Alle in Zusammenhang mit der Kasse vorhandenen Aufzeichnungen müssen aufbewahrt werden, insbesondere natürlich die Tagesendsummenbons. Denn stellt ein Prüfer fest, dass einzelne Bons fehlen oder bei Computerkassen Daten gelöscht wurden, kann dies als Grund für eine Schätzung zusätzlicher Einnahmen verwendet werden. Für alte Kassen, die noch keine Speichmöglichkeiten haben, gilt eine Übergangsfrist bis zum Jahr 2016, danach müssen diese durch neuere Modelle ausgetauscht oder aufgerüstet werden. Existiert keine Registrierkasse ist täglich ein handschriftlicher Kassenbericht zu schreiben, aus welchem sich die Tageseinnahmen ergeben.

Ermittelt der Prüfer Kassenfehlbeträge stellt dies einen groben Mangel dar. Da die Prüfungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung durch technischen Fortschritt immer besser werden, sollten auch Besonderheiten vermerkt werden, z.B. bei Rabattaktionen oder bei Umsatzrückgängen aufgrund von Bauarbeiten.

Als Fazit lässt sich festhalten, das im Bereich der Kassenbuchführung Vorsicht geboten ist und zur Vermeidung von bösen Überraschungen bei Betriebsprüfungen ganz besonders auf die ordnungsgemäße Aufzeichnung der Bargeschäfte und Vollständigkeit der notwendigen Unterlagen geachtet werden sollte.