Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung
Torsten Weismann
Damit sie als Unternehmer den Vorsteuerabzug aus ihren Eingangsrechnungen geltend machen können, fordert das Finanzamt gewisse Mindestangaben, sind diese nicht erfüllt, kann der Vorsteuerabzug verweigert werden, bis eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Der leistende Unternehmer, also der Lieferant, ist gesetzlich verpflichtet eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen, hierauf hat der Leistungsempfänger einen gerichtlich durchsetzbaren Anspruch. Mängel in der Rechnung dürfen nur von Lieferanten berichtigt werden. Dies bedeutet z.B., dass eine falsche Adressierung der Rechnung nicht einfach handschriftlich durch den Leistungsempfänger korrigiert werden kann.
Die Mindestanforderungen an eine Rechnung sind in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Dies sind im Einzelnen:
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers:
aus der Rechnung muss sich eindeutig ergeben, wer Leistender bzw. Empfänger der Leistung ist, so dass eine Verwechslung ausgeschlossen ist. Dies könnte beispielsweise der Fall sein kann, wenn verschiedene Tochtergesellschaften einer Firma unter ähnlichem Namen ihren Firmensitz unter der gleichen Anschrift haben. Die Voraussetzung „vollständige Anschrift“ ist nur erfüllt, wenn der leistende Unternehmer unter dieser Anschrift seine wirtschaftlichen Aktivitäten entfaltet.
Steuernummer oder USt-ID-Nummer des leistenden Unternehmers:
Ausreichend ist hier die Angabe einer der beiden Nummern, empfohlen wird die USt-ID-Nummer zu verwenden, da über sie Unbefugte keine steuerlichen Informationen erschleichen können. Auch bei sog. Kleinunternehmern ist diese Regelung anzuwenden, unabhängig davon, dass aus der Rechnung kein Vorsteuerabzug möglich ist.
Wird per Gutschrift (nicht zu verwechseln mit Rechnungskorrekturen) abgerechnet ist hierin die Nummer des Gutschriftsempfängers anzugeben, nicht die des Ausstellers. In besonderen Fällen ist in der Rechnung auch die USt-ID-Nummer des Leistungsempfängers auszuweisen, z.B. bei Dienstleistungen die in einem anderen EU-Staat steuerpflichtig sind.
Ausstellungsdatum und Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistungen:
Das Leistungsdatum ist nach einem Urteil des FG Hamburg auch dann zu benennen, wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Die Angabe des Kalendermonats ist ausreichend.
Fortlaufende Rechnungsnummer:
diese Voraussetzung bedeutet nicht, dass Rechnungsnummern lückenlos sein müssen, nach Abschn. 14.5 Abs. 10 UStAE soll nur sichergestellt werden, dass die Rechnungsnummer einmalig vergeben wurde. Zulässig ist es Buchstaben und / oder Zahlenreihen zu verwenden, auch eine Kombination von beidem ist zulässig. Die Zahlen können römisch oder arabisch sein, es ist auch möglich nur gerade oder ungerade Zahlen zu verwenden, es können auch verschiedene separate Nummernkreise verwendet werden, z.B. auf den Monat oder das Jahr bezogen. Bei Verträgen über Dauerleistungen wie z.B. Mietverträgen reicht es aus, wenn der Vertrag eine einmalige Nummer hat, die Zahlungsbelege brauchen keine fortlaufende Nummerierung.
Anzugeben ist die handelsübliche Bezeichnung der erbrachten Leistung.
Mit dieser Regelung soll sichergestellt werden, dass eindeutig und leicht nachprüfbar ist, was geliefert wurde. Nach dem Umsatzsteueranwendungserlass ist eine Sammelbezeichnung wie z.B. Büromöbel oder Schnittblumen ausreichend, wenn der anhand dieser Bezeichnung der anzuwendende Steuersatz eindeutig bestimmt werden kann. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist es bei hochpreisigen Waren aber nicht ausreichend, wenn nur die Gattungsbezeichnung, wie z.B. „Uhren“, angegeben wird.
Auch das Entgelt ist anzugeben,
dies ist alles, was der Leistungsempfänger aufwendet um die Leistung zu erhalten, abzüglich der Umsatzsteuer, also der Nettobetrag. Dieserist aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen in der Rechnung anzugeben. Hinzuweisen ist in diesem Zusammenhang auch auf im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie z.B. Skonti oder Rabatte.
Der anzuwendende Steuersatz, der Steuerbetrag sowie eine eventuell vorliegende Steuerbefreiung ist in der Rechnung anzugeben.
Der Hinweis auf die Steuerbefreiung muss nicht die gesetzliche Vorschrift enthalten, es ist ausreichend, wenn z.B. auf eine „Ausfuhr“ oder „innergemeinschaftliche Lieferung“ hingewiesen wird.
Hinweise Bei Bauleistungen und sonstigen Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück
Bei Bauleistungen und sonstigen Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück hat der Rechnungsaussteller außerdem auf die Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen von 2 Jahren hinzuweisen. Diese Regelung ist als Ordnungswidrigkeit sanktioniert und soll verhindern, dass eine Rechnungsstellung unterbleibt und der Umsatz folglich nicht erklärt wird. Zu beachten ist, dass als Leistung in Zusammenhang mit einem Grundstück auch Tätigkeit eines Architekten gilt, also auch hier die Hinweispflicht besteht. Auf die Aufbewahrungspflicht bei Unternehmern ist nicht hinzuweisen.
Bezeichnung bei Gutschrift
Rechnet der Leistungsempfänger gegenüber dem Leistenden ab, z.B. bei Provisionszahlungen, ist das Rechnungsdokument ausdrücklich als Gutschrift zu bezeichnen. Die früher auch häufig bei Rechnungskorrekturen verwendete Bezeichnung als Gutschrift ist seit Einführung dieser Regelung im Jahr 2013 nicht mehr zulässig.
Eine Sonderregelung gibt es bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen
Kleinbetragsrechnungen liegen vor, wenn der Bruttobetrag 150 EUR nicht übersteigt. Hier ist es für den Vorsteuerabzug ausreichend, wenn der leistende Unternehmer, ein Rechnungsdatum, die handelsübliche Bezeichnung, der Bruttobetrag sowie der Steuersatz bzw. ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung enthalten sind. Wird der Betrag von 150 EUR überschritten, müssen sämtliche oben genannten Angaben enthalten sein. Dies sollte bei Bewirtungsbelegen oder Belegen über Elektronikartikel beachtet werden.