Update zur Kassenbuchführung
Torsten Weismann
Die OFD Karlsruhe hat mit Schreiben vom 31.10.2016 Informationen zur Ordnungsmäßigkeit von Kassenbuchführungen herausgeben und hierin die aktuelle Gesetzlage zusammengefasst. In der Verfügung wird auf die Anforderungen an elektronische Kassensysteme inkl. PC-Kassen eingegangen. Es wird unter Bezugnahme auf die BFH-Rechtsprechung der letzten Jahre darauf hingewiesen, dass sämtliche Einnahmen aber auch Ausgaben einzeln aufzuzeichnen hat. Auch Einzelhändler, die „im allgemeinen Waren von geringem Wert an ihm der Person nach nicht bekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkaufen“ müssen nach einem BFH-Urteil vom 16.12.2014 (X R 42/13) bei Verwendung von elektronischen Systemen „detaillierte Informationen zu den einzelnen Verkäufen aufzeichnen“. Diese Kassenaufzeichnungen sind für 10 Jahre aufzubewahren.
Aber nicht nur die täglichen Kassenbewegungen fallen unter die Aufbewahrungspflicht, auch „Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen“ müssen jederzeit zur Verfügung stehen. Die Daten sind außerdem nicht in gedruckter Form vorzuhalten sondern müssen den Finanzämtern bei Prüfungen in „maschinell auswertbarer“ Form zur Verfügung gestellt werden. Ist es nicht möglich die Daten von 10 Jahren im Kassensystem selbst zu speichern, ist die Kasse entweder zu erweitern oder die Speicherung hat auf externen Medien zu erfolgen.
Nach meiner Ansicht sollte unabhängig von der Speichermöglichkeit im Kassensystem selbst unbedingt auch eine externe Sicherung erfolgen. Bei fehlenden Daten ist von einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung auszugehen. Hier erfolgt eine Schätzung von Umsatz und Gewinn, welche ohne die entsprechenden Daten nicht widerlegbar sein wird. Außerdem wird diese regelmäßig zu hohen Steuernachzahlungen führen. Daneben wird das Finanzamt aber auch ein Steuerstrafverfahren einleiten. Aus diesem Grund sollte der Aufzeichnungspflicht auf jeden Fall hohe Bedeutung zugemessen werden. Auch bei einem Wechsel des Kassensystems solle an die Speicherung und Lesbarkeit der Daten für die nächsten 10 Jahre gedacht werden.
Zulässig ist aber auch eine sog. offene Ladenkasse, d.h. eine Kasse die nicht elektronisch geführt wird. Hier gilt grundsätzlich auch eine Einzelaufzeichnungspflicht, allerdings nicht, wenn „nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden.“ In diesem Fall ist ein Kassenbericht zu erstellen. Nach der Verfügung ist täglich der Bargeldendbestand zu zählen und durch ein sog. Zählprotokoll nachzuweisen. Unter Berücksichtigung von Entnahmen und Ausgaben sowie Einlagen und dem Anfangsbestand sind sodann die Tageseinnahmen zu ermitteln. Entnahmen, Einlagen (mit Herkunftsnachweis) sowie Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Die Aufzeichnungen sind von Hand zu führen, ein sog. Excel-Kassenbuch ist nicht zulässig. Lediglich Software, die keine nachträgliche Änderung zulässt oder diese aufzeichnet, ist gesetzeskonform.