Lohnt sich ein Fahrtenbuch?
Torsten Weismann
Die private Fahrzeugnutzung wird grundsätzlich pauschal nach der sog. 1% Regelung ermittelt, bei welcher der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs bei seiner Erstzulassung maßgeblich ist. Dies kann nachteilig sein, wenn z.B. ein Fahrzeug, ursprünglich einen hohen Listenpreis hatte oder aber ein Fahrzeug fast ausschließlich für berufliche Fahrten eingesetzt ist.
Die Alternative zur pauschalen Ermittlung des Privatanteils stellt das Führen eines Fahrtenbuchs dar, durch welches der genaue prozentuale Anteil der privaten Fahrten ermittelt wird. Dies funktioniert auch bei Arbeitnehmern, die den pauschal ermittelten Privatanteil noch im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung vermindern können. Allerdings ist die Führung eines Fahrtenbuchs sehr aufwendig und die Gefahr, dass die Aufzeichnungen aufgrund formeller Mängel verworfen werden, ist groß. So wurde in einem aktuellen Fall vom Finanzgericht Köln entschieden, dass ein Fahrtenbuch, welches auf Basis von Angaben, die täglich auf einem Diktiergerät erfasst und zweimal wöchentlich in eine Excel-Tabelle übertragen werden, nicht anzuerkennen ist, selbst wenn die ausgedruckten Blätter immer am Jahresende gebunden werden. Nach Ansicht des Gerichts erfüllen Excel-Tabellen grundsätzlich die Anforderungen, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gestellt werden, nicht. Auch besteht die Möglichkeit, dass die Bänder neu besprochen werden und außerdem ist nicht sichergestellt, dass alle Daten eins zu eins in die Tabellen übertragen wurden.
Auch elektronische Fahrtenbücher werden nicht immer anerkannt, so hatte das Finanzgericht Baden-Württemberg ein mit einem Computerprogramm geführtes Fahrtenbuch verworfen, da nachträgliche Änderungen nicht durch das Programm dokumentiert wurden. Selbst die Führung eines GPS-gestützten Fahrtenbuchs, welches die Fahrtstrecke automatisch aufzeichnet, führt nicht automatisch zur Anerkennung des Fahrtenbuchs. Nach einer Kurzinformation der OFD Rheinland und Münster haben manuelle Ergänzungen, durch welche angegeben wird, ob eine Fahrt beruflich oder privat erfolgte, zeitnah zu erfolgen, gem. OFD innerhalb von sieben Tagen. Der Zeitpunkt der Eintragung ist durch das System zu dokumentieren, ebenso sind sämtliche Änderungen aufzuzeichnen.
Wird eine Eintragung zu spät vorgenommen, könnte dies zur Verwerfung des gesamten Fahrtenbuchs führen. Auch ist bei elektronischen Fahrtenbüchern sicherzustellen, dass diese aufbewahrt und zu jeder Zeit wieder lesbar gemacht werden können, Änderungen sind zu dokumentieren, der ursprüngliche Inhalt muss sichtbar bleiben. Auch darf die Änderungshistorie selbst natürlich nicht abänderbar sein.
Fazit: an die Anerkennung eines (elektronischen) Fahrtenbuchsstellt die Finanzverwaltung hohe Anforderungen, die geforderten Formalien sollten auf jeden Fall (auch bei manueller Führung eines Fahrtenbuchs) eingehalten werden, ansonsten wurde viel Aufwand betrieben und am Ende kommt doch wieder die 1%-Regelung zum Zug.